Como evitar a procrastinação? Essa é a dúvida que permeia a mente de muitas pessoas. Nada pior do que empurrar com a barriga algo que precisava ter sido feito há dias. Ou saber que algo precisa ser feito e começar a fazer outra coisa no lugar. Ou começar algo e nunca terminar. Ou ainda passar o dia em frente ao micro sem produzir nada, sabendo que a lista de pendências está cada vez maior. Você tem momentos assim? Pois é, eu também.

É muito difícil vencer a procrastinação quando não sabemos ao certo por que procrastinamos. E por isso compartilho aqui um conceito fantástico que pode ajudar muita gente a entender e superar esse problema irritante de ir deixando as coisas pra depois.

O escritor americano  Scott Young oferece algumas dicas de como evitar a procrastinação no trabalho. Como eu também eu sofro desse mal às vezes, resolvi compartilhar as dicas aqui:

Uma forma simples de concluir seus trabalhos

Imagine ter o trabalho de um dia inteiro feito até o meio-dia. Parece impossível, certo? Mas não deveria ser. Se você eliminar todo o tempo gasto procrastinando, distraído ou parado, o trabalho de um dia inteiro poderia ser feito na metade do tempo.

Mas ser tão produtivo assim é mais fácil de falar do que fazer. A maior parte da produtividade vem de um ou dois elementos. Alguns slogans como “Faça agora!” ou sistemas complexos de gerenciamento de atividades funcionam bem, mas requerem dezenas de listas e dedicação obsessiva para serem postos em prática. Vamos dar uma olhada em uma terceira alternativa. Uma abordagem que utiliza a psicologia da procrastinação para manter você focado, enquanto é simples o bastante para necessitar de pouco esforço para ser seguida.

A psicologia da procrastinação

Antes de explicar a cura, vamos dar uma olhada na doença. Todo mundo procrastina. Mas se você perguntar por que, a maioria das pessoas dá de ombros e culpa a falta de autodisciplina ou motivação.

Talvez isso seja verdade em alguns casos. Mas para a maioria das pessoas, a preguiça ou a apatia não são as culpadas. Em vez disso, vamos olhar algumas causas não tão óbvias para a procrastinação e que talvez sejam os maiores problemas.

Primeira causa da procrastinação: Não saber quando terminar

A procrastinação não é não saber quando começar. É não saber quando você vai terminar. A princípio, isso não faz muito sentido, visto que procrastinar é deixar as coisas pra depois. Você precisa começar algo para poder terminar e, se começa, já não estará mais procrastinando. Mas essa lógica pode gerar confusão.

[pullquote]A procrastinação não é não saber quando começar. É não saber quando você vai terminar.[/pullquote]Uma grande causa da procrastinação é o medo da lista interminável de tarefas pendentes. Esse é o stress subjacente que vem da sensação de que há trabalho demais pela frente, portanto, qualquer esforço não fará muita diferença a curto prazo. Você pode causar um curto-circuito nesse stress simplesmente definindo um ponto final para o seu trabalho. Com uma linha de chegada à vista, é mais fácil acumular energia e correr para cruzá-la.

Segunda causa da procrastinação: Medir o trabalho em horas em vez de tarefas

Medir o trabalho em horas gastas, e não em tarefas concluídas, é uma simplificação de conta oriunda do período industrial. Se você trabalha em uma área criativa ou baseada em conhecimento, trabalhos concluídos significam infinitamente mais do que as horas gastas neles.

O ditado “o que é mensurado, é aperfeiçoado”, se aplica aqui. Quando você mede seu trabalho em horas gastas, você não investe a mesma energia e foco do que se você medisse o mesmo trabalho em tarefas concluídas. Mesmo que o seu cotidiano o obrigue a seguir o relógio, você pode usar um sistema de produtividade pessoal para concluir mais tarefas. Mudar para um sistema baseado em tarefas lhe permite focar no trabalho concluído, não nas horas gastas.

Terceira causa da procrastinação: Utilizar o gerenciamento de tempo

Existe um livro que todo mundo deveria ler: Envolvimento Total. Nele, os autores mostram como o gerenciamento de tempo é uma forma péssima de realizar um trabalho. Em vez disso, eles sugerem uma alternativa: o gerenciamento de energia.

O conceito básico é que a sua energia, e não o tempo, é o que importa para concluir um trabalho. Basta apenas uma observação casual para perceber que isso é verdade. Com bastante foco e entusiasmo, você consegue muitas vezes fazer o triplo de trabalho no mesmo período de tempo, evitando as famosas horas-extras. Trabalhar 16 horas por dia em vez das 8 normais é a receita ideal para se chegar à exaustão (ou ‘burnout’, como se diz atualmente).

Dessa perspectiva, a procrastinação nem sempre é a causa do problema; ela simplesmente ocorre porque você está exausto. Se você gerenciar seu trabalho em pequenas ‘explosões’ de extrema produtividade seguidas pela recuperação de energia, seu desempenho será muito melhor.

O sistema de produtividade realmente simples

Usando esses três princípios: Saiber quando terminar; tarefas em vez de tempo; e gerenciamento de energia, você tem um sistema extremamente simples para conseguir terminar seus trabalhos.

Depois de se ajustar a esse novo nível de produtividade, poderá até concluir o trabalho de um dia inteiro antes do meio-dia. O sistema se divide em apenas três regras:

1. No final de cada semana, faça uma nova lista de pendências intitulada “Objetivos Semanais”. Escreva nela tudo o que você deseja terminar nos próximos sete dias.
2. Toda noite, faça uma nova lista de pendências intitulada “Objetivos Diários”. Olhando sua lista semanal, escreva na lista diária tudo o que você deseja terminar amanhã.
3. Durante o dia de trabalho, concentre-se apenas em completar as tarefas da lista. Finja que suas outras pendências não existem. Quando terminar a lista diária, você fechou seu dia e estará proibido de adicionar mais trabalhos.

Com três regras e duas listas de tarefas pode ser fácil perder o poder psicológico da coisa. Primeiro, ao criar seus objetivos diários de trabalho você desenvolve um poder de concentração mais forte para finalizar tudo. Saber que poderá relaxar sem culpa depois de finalizar as tarefas torna você mais motivado a trabalhar com mais vontade do que as tradicionais e infinitas listas de pendências.

Segundo, os objetivos semanais evitam a meta-procrastinação ao fazer com que os pequenos objetivos diários mantenham você focado no trabalho principal. Isso também ajuda a minimizar a culpa por relaxar, sabendo que você está em dia com as tarefas da semana, mesmo que faça uma por dia.

E, por fim, esse é um sistema fácil de seguir. Sistemas gerenciais complexos são ótimos para pessoas hiper-organizadas (e a maioria de nós não é). Esta é uma abordagem para gastar o tempo focado no trabalho feito, e não se preocupando com as listas de atividades.

Posso usar esse sistema em trabalhos menores?

Para estudantes, freelancers, empreendedores ou funcionários cujo trabalho seja focado em resultados, esse sistema funciona perfeitamente bem. Mas e se você não puder encerrar seu dia às duas da tarde mesmo terminando suas tarefas diárias? Primeiro, seu empregador está lhe pagando para concluir os trabalhos e não para ficar sentado numa mesa. É preciso saber as táticas de negociação que lhe permitirão trabalhar menos provando que produzirá mais. Pode não funcionar pra todo mundo, mas vale tentar.

Segundo, você pode modificar a abordagem para subdividir seu trabalho em tarefas mais difíceis e importantes, e nas mais fáceis e menos importantes. É possível fazer com que seus objetivos diários sejam o trabalho mais difícil nos quais você se pegaria procrastinando. Então, se terminar essas tarefas poderá fazer as mais fáceis depois.

Menos stress, mais resultado

Um efeito colateral inesperado de utilizar esse sistema será notar que seus níveis de stress diminuirão. Já que não estará mais se sentindo culpado ao terminar as tarefas antes (e estará procrastinando menos), uma grande parte do stress desaparecerá. Ferramentas simples são sempre as melhores. Esta pode ser feita com um simples pedaço de papel, uma caneta e as três regras.

Você experimentou usar esse método? Funcionou? Não? Possui sua própria metodologia de trabalho? Compartilhe sua opinião aqui escrevendo nos comentários!